Rendi l'accoglienza del paziente impeccabile (anche a distanza)
Per gli psicologi che offrono sedute online, il primo contatto con un potenziale paziente è cruciale. Non c'è la stretta di mano, la sala d'attesa accogliente o il caffè offerto a stemperare la tensione. Tutto si gioca sull'efficacia della comunicazione digitale e sulla capacità di trasmettere professionalità e accoglienza fin dal primo messaggio o videochiamata.
Un'accoglienza impeccabile a distanza non è solo una questione di buone maniere, ma una componente fondamentale per instaurare un rapporto di fiducia e gettare le basi per un percorso terapeutico di successo.
Prima dell’incontro: prepara il terreno digitale
L'accoglienza inizia ben prima della videochiamata. Ogni punto di contatto digitale è un'occasione per fare una buona impressione.
Sito Web e social professionali: Il tuo sito e i tuoi profili social sono il tuo biglietto da visita digitale. Assicurati che siano chiari, professionali, e forniscano tutte le informazioni necessarie: chi sei, di cosa ti occupi, come lavori (specificando le sedute online) e come contattarti. Includi una sezione FAQ ben curata.
Risposta veloce e chiara: Che sia via email, messaggio o telefono, la tempestività e la chiarezza della risposta sono fondamentali. Un potenziale paziente in cerca d'aiuto è spesso in una situazione di vulnerabilità e apprezza una reazione celere e rassicurante.
L'Email di conferma (e non solo): Dopo il primo contatto o la prenotazione, invia un'email dettagliata. Non solo la data e l'ora, ma anche:
Link alla videochiamata: Chiara e subito cliccabile.
Istruzioni tecniche semplici: Come scaricare la piattaforma (Zoom, Google Meet, etc.), testare audio/video.
Suggerimenti per il paziente: Trovare un luogo tranquillo e privato, assicurarsi una buona connessione, usare le cuffie.
Breve promemoria sui documenti necessari: (es. informativa privacy, modulo consenso informato).
Una frase di benvenuto che trasmetta calore umano.
Durante la prima seduta online: cura ogni dettaglio
Il momento della videochiamata è la tua "sala d'attesa virtuale" e il tuo "studio" contemporaneamente.
L'Ambiente fa la differenza: Scegli uno sfondo neutro e professionale che evita distrazioni. Un muro chiaro, una libreria ordinata, o uno sfondo virtuale professionale e non invasivo.
Illuminazione adeguata: La luce deve essere frontale per illuminare il viso, non provenire da dietro (creerebbe un'ombra).
Audio e video impeccabili: Usa una buona webcam e un microfono di qualità (anche le cuffie con microfono integrato fanno un ottimo lavoro). Testa tutto prima. Un audio disturbato o un video sgranato possono compromettere la fiducia.
Connessione stabile: Assicurati di avere una connessione internet valida per evitare interruzioni frustranti.
Puntualità e presenza: Sii online qualche minuto prima. Accogli il paziente con un sorriso autentico e un saluto cordiale. Guarda nella telecamera, simulando il contatto visivo diretto.
Il "Check-in" Iniziale: Inizia la seduta con un breve "check-in" tecnico: "Mi senti bene? Mi vedi bene? Tu mi senti/vedi?". Poi passa al comfort del paziente: "Sei in un luogo dove ti senti a tuo agio e hai privacy?". Questo dimostra attenzione e professionalità.
Processo chiaro dei documenti: Dedica qualche minuto iniziale a spiegare brevemente la gestione dei documenti (consenso, privacy). Rassicura il paziente sulla riservatezza e sulla sicurezza dei dati. Puoi anche aver inviato in anticipo i moduli da firmare digitalmente o da stampare e scansionare, per non perdere tempo prezioso della seduta.
Empatia anche a distanza: Mantieni il tuo approccio empatico e non giudicante. Ascolta attivamente, fai cenni col capo, sorridi quando appropriato. Ricorda che anche se non siete nella stessa stanza, la tua presenza e il tuo ascolto sono percepibili e fondamentali.
Dopo la seduta: mantieni l'eccellenza
L'accoglienza continua anche dopo il primo incontro.
Follow-up strategico: Se concordato, invia una breve email di follow-up per la prossima seduta o per riepilogare eventuali punti importanti (senza violare la privacy).
Disponibilità controllata: Rendi chiari i tuoi canali e orari di contatto per eventuali domande tra una seduta e l'altra, gestendo le aspettative del paziente.
L'Assistenza Virtuale: il tuo alleato per un'accoglienza impeccabile
So che gestire tutti questi dettagli, pur essendo un professionista attento, può essere impegnativo. È qui che l'assistenza amministrativa e organizzativa da remoto diventa il tuo alleato strategico.
Io, in qualità di Assistente Virtuale, posso occuparmi di:
Gestione dell'agenda: Organizzazione precisa degli appuntamenti online, invio automatico di link e promemoria.
Comunicazioni E-mail: Risposte professionali e rapide alle prime richieste, invio di informative e documenti pre-seduta.
Preparazione dei materiali: Assicurare che tutti i documenti necessari siano pronti e facilmente accessibili per il paziente.
Filtro e supporto: Gestire le prime richieste per permetterti di dedicare il tuo tempo solo ai pazienti che hanno già superato la fase iniziale.
Delegare queste attività significa liberare tempo ed energie, permettendoti di concentrarti al 100% sulla tua area di competenza: la terapia. Significa trasformare il processo di accoglienza da un potenziale onere a un punto di forza distintivo del tuo studio online.
Rendi la prima impressione indimenticabile, anche a distanza. Contattami per scoprire come posso aiutarti a elevare l'accoglienza del tuo studio online.
#PsicologiaOnline #Telepsicologia #PrimoContatto #AccoglienzaPaziente #AssistenzaVirtuale #SaraBandera #ProfessionistiSanitari #StudioDigitale #EmpatiaDigitale
